Seringkali ketika kita dalam perjalanan ada pesan yang harus dibalas dengan cepat, atau kadang kita membutuhkan jawaban yang berulang kali ditanyakan oleh customer. Dibandingkan harus menunggu atau memerlukan waktu respond yang panjang, maka WhatsApp memiliki fitur Balas Cepat / Quick Reply.
Paling sering mempergunakan ini adalah pelaku bisnis terutama UMKM, Tim Customer Service / Support, dan bisnis owner yang menangani banyak chat sekaligus. Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan balas cepat antara lain: Respon lebih cepat, lebih professional dan tentunya akan meningkatkan peluang untuk closing / mendapatkan leads.
Mengenal Balas Cepat WhatsApp
Balas cepat WhatsApp (quick reply) adalah fitur unggulan dalam WhatsApp Business yang dirancang untuk membantu bisnis merespons pelanggan dengan lebih cepat dan efisien. Fitur ini memungkinkan Anda menyimpan pesan template yang bisa dikirim hanya dengan mengetikkan shortcut tertentu, sehingga proses komunikasi menjadi jauh lebih praktis tanpa perlu mengetik ulang pesan yang sama berulang kali.
Dalam praktiknya, balas cepat sangat berguna untuk menjawab pertanyaan yang sering muncul dari pelanggan, seperti jam operasional, metode pembayaran, ketersediaan produk, hingga status pesanan. Dengan adanya sistem ini, bisnis dapat menjaga kecepatan respons sekaligus memastikan setiap pelanggan mendapatkan informasi yang konsisten dan akurat.
Salah satu keunggulan balas cepat adalah kemampuannya dalam meningkatkan efisiensi kerja tim customer service. Ketika volume chat sedang tinggi, admin tidak perlu lagi mengetik manual setiap jawaban. Cukup dengan memasukkan shortcut seperti “/jam” atau “/promo”, pesan akan langsung muncul dan siap dikirim atau disesuaikan terlebih dahulu sesuai kebutuhan.
Namun, perlu diperhatikan bahwa fitur media dalam balas cepat tidak tersedia di WhatsApp Web atau Desktop. Secara keseluruhan, pengguna dapat menyimpan hingga maksimal 50 balas cepat dalam satu akun.
Manfaat menggunakan template Kata Balas Cepat WhatsApp
Menggunakan template kata balas cepat WhatsApp memberikan keuntungan signifikan dalam meningkatkan kecepatan respons kepada pelanggan. Dengan hanya mengetik shortcut tertentu, admin dapat langsung mengirim pesan tanpa harus menyusun ulang jawaban yang sama. Hal ini sangat krusial di era digital, di mana pelanggan mengharapkan respons instan dan cenderung beralih ke kompetitor jika harus menunggu terlalu lama.
Selain mempercepat waktu respons, template balas cepat juga meningkatkan efisiensi operasional tim customer service. Admin dapat menangani lebih banyak percakapan dalam waktu yang sama tanpa mengorbankan kualitas jawaban. Ini sangat membantu terutama bagi bisnis dengan volume chat tinggi, karena beban kerja dapat dikelola dengan lebih sistematis dan terstruktur.
Manfaat lain yang tidak kalah penting adalah konsistensi komunikasi. Dengan menggunakan template yang sudah disusun sebelumnya, setiap pelanggan akan menerima informasi dengan tone of voice yang seragam, jelas, dan profesional. Hal ini membantu membangun citra brand yang lebih terpercaya dan mengurangi risiko kesalahan komunikasi antar anggota tim.
Terakhir, penggunaan template balas cepat juga berkontribusi pada peningkatan pengalaman pelanggan secara keseluruhan. Respons yang cepat, rapi, dan informatif membuat pelanggan merasa dilayani dengan baik, sehingga meningkatkan kepuasan dan peluang terjadinya transaksi. Dalam jangka panjang, hal ini dapat memperkuat loyalitas pelanggan dan mendukung pertumbuhan bisnis secara berkelanjutan.
45 Kata Balas Cepat di WhatsApp
Penggunaan kata balas cepat atau quick reply sebenarnya dipergunakan untuk beberapa kasus. Dalam hal ini saya akan membaginya berdasarkan quick reply yang sering kami pergunakan untuk per kategori kasus sebagaimana berikut :
Salam Pembuka
- Halo kak, terima kasih sudah menghubungi kami 😊
- Hai kak, ada yang bisa kami bantu hari ini?
- Selamat datang, kak! Silakan ditanyakan ya
- Halo, kami siap membantu Anda
- Hai kak, terima kasih sudah chat kami 🙏
- Selamat pagi/siang/sore, ada yang bisa kami bantu?
- Halo kak, silakan ditanyakan produk yang diinginkan
- Hai kak, kami online ya 😊
- Halo, terima kasih atas ketertarikannya
- Hai kak, kami siap melayani Anda
- Assalamualaikum, Ada yang dapat kami bantu ?
Balasan Sibuk / Auto Reply
- Terima kasih sudah menghubungi, kami akan segera membalas ya 🙏
- Mohon ditunggu sebentar kak, tim kami sedang memproses pesan Anda
- Saat ini kami sedang ramai, akan kami balas secepatnya
- Terima kasih, pesan Anda sudah kami terima
- Mohon bersabar ya kak, kami akan segera respon
- Kami sedang offline, akan kami balas di jam operasional
- Terima kasih sudah menunggu 😊
- Pesan Anda sangat berarti, akan segera kami respon
- Tim kami sedang membantu pelanggan lain
- Mohon tunggu sebentar ya kak 🙏
Follow Up Customer
- Halo kak, apakah masih tertarik dengan produk kami? 😊
- Kami follow up kembali ya kak terkait pesanan sebelumnya
- Kak, apakah ada yang ingin ditanyakan lagi?
- Produk yang kakak tanyakan masih tersedia
- Kami bantu proses sekarang ya kak?
- Kak, stok terbatas ya 🙏
- Apakah ingin kami lanjutkan pemesanan?
- Kak, promo masih berlaku hari ini 😊
- Kami siap bantu kapan saja ya kak
- Kak, jangan sampai kehabisan ya 😊
Closing Penutup
- Terima kasih sudah order kak 🙏
- Pesanan sedang kami proses ya 😊
- Kami kirim hari ini ya kak
- Terima kasih atas kepercayaannya
- Ditunggu order berikutnya ya kak
- Semoga produknya cocok 😊
- Jangan ragu hubungi kami lagi ya
- Terima kasih sudah belanja di tempat kami
- Kami tunggu kabar baiknya 😊
- Sampai jumpa di order berikutnya 🙏
Balasan Professional
- Baik kak, kami bantu cek terlebih dahulu ya
- Terima kasih atas informasinya
- Kami akan proses permintaan Anda
- Mohon konfirmasi data berikut ya kak
- Kami pastikan akan segera ditindaklanjuti
- Silakan ditunggu, kami sedang melakukan pengecekan
- Kami bantu arahkan ya kak
- Terima kasih atas kesabarannya
- Kami siap membantu kebutuhan Anda
- Mohon maaf atas ketidaknyamanannya
Informasi Bisnis
- Berikut adalah nomor rekening pembayaran : ….
- Jam Operasional kami pada : ….
Tips Agar Balasan Cepat Tidak terlihat Robotik
Mungkin bagi beberapa pihak, menggunakan Quick Reply atau balasan cepat akan terlihat robotik, tentunya hal ini dikarenakan membalasnya dengan jawaban yang sama. Oleh karena itu berikut beberapa tips agar balas cepat / quick reply di WhatsApp tidak terasa bot. Antara lain :
- Gunakan nama pelanggan jika memungkinkan
- Tambahkan emoji secukupnya 😊
- Variasikan kalimat (jangan selalu sama persis)
- Sesuaikan dengan konteks percakapan
- Gabungkan template + respon manual
Dengan menggunakan tips diatas, maka variasi pesan Anda akan lebih humanis dibandingkan dengan menggunakan template yang sama terus menerus. sumber: WhasApp FAQ
Ingin lebih otomatis ? Gunakan CRMAI
Fitur Balas Cepat / Quick Replies di CRMAI meningkatkan berbagai peluang dalam memberikan jawaban untuk customer Anda, berikut adalah beberapa fitur yang Anda dapatkan dengan menghubungkan WhatsApp dengan CRMAI :
| Fitur | Quick Reply WhatsApp | Quick Reply WA di CRMAI |
|---|---|---|
| Jumlah Quick Reply | 50 Template | Unlimited Template |
| Insert Image Video | Limited | Support |
| Insert Doc (PDF dll) | Not Support | Support |
| Interactive Message | Not Support | Support |
| Carousel Menu | Not Support | Support |
| Lintas Nomor | Not Support | Support |
Unlimited Quick Reply
Anda dapat menyimpan balas cepat unlimited, Sehingga tidak ada batasan jumlah per akunnya, bahkan apabila dalam satu workspace terdapat beberapa nomor maka dapat menggunakan balas cepat lintas nomor.
Hal ini jauh lebih terorganisir antar nomor WhatsApp. Mengingat saat ini di WhatsApp belum memiliki fitur untuk ekspor dan import balas cepat apabila dipergunakan lintas nomor.
Reply With Media ( Photo, File, Video )
Di WhatsApp , Anda hanya dapat melakukan balas cepat dalam bentuk teks. Hal tersebut masih terasa kuno dan tidak kreatif. Namun apabila menggunakan CRMAI, Anda dapat mengirimkan balasan cepat yang sudah memiliki file yang tersimpan dalam bentuk Photo , File , PDF atau Video.
Tentunya tidak ada batasan jumlah media yang tersimpan dan juga balasan cepat tertentu. Semua fiturnya dibuat unlimited tanpa batasan jumlah di semua paket.
Reply with Interactive Message
Kini , Anda juga dapat membalas cepat dengan memberikan menu pilihan kepada penerima. Tentunya ini mempersingkat pesan yang dikirimkan oleh Anda dan langsung to the poin sesuai dengan kebutuhan dari pelanggan / konsumen Anda.
Reply with Carousel Menu
Tidak hanya mengirim dalam satu gambar dan menu saja. Anda juga dapat mengirimkan dalam beberapa gambar dengan beberapa menu sekaligus. Inilah fitur utama carousel menu by CRMAI yang belum ada di fitur dari penyedia tools CRM AI WhatsApp lainnya.
Untuk pendaftaran akun CRMAI, Anda dapat mendaftarkan melalui link berikut :
FAQ Seputar Balas Cepat di WhatsApp
Berapa jumlah maksimal Balas Cepat di WhatsApp ?
Balas cepat di WhatsApp memiliki batasan hingga 50 template dalam satu akun.
Berapa jumlah maksimal Balas Cepat di WhatsApp dengan CRMAI ?
Anda dapat memiliki unlimited atau tidak ada batasan penggunaan template dalam satu akun di CRMAI.
Apakah dapat mengirim balas cepat dengan Gambar ?
WhatsApp Bisnis atau Personal tidak memiliki fitur untuk balas cepat dengan menggunakan gambar atau media lainnya. Namun Anda dapat mengirimkan balas cepat dengan media seperti gambar, pdf hingga video apabila WA Anda dihubungkan dengan CRMAI.
Bagaimana cara membuat quick reply di WhatsApp
Mengatur balasan cepat
Dari tab Fitur, ketuk Balas cepat.
– Ketuk tombol plus
– Ketuk Masukkan pesan untuk membuat pesan.
Catatan: File media tidak didukung untuk balas cepat di WhatsApp Web atau Desktop.
– Ketuk Pintasan untuk mengatur pintasan papan ketik untuk balas cepat Anda.
– Ketuk Simpan.
Bagaimana cara membuat balasan default ?
Aplikasi WhatsApp Business membuat fitur balas cepat berdasarkan informasi di profil bisnis Anda untuk mempermudah komunikasi dengan pelanggan. Anda dapat mengirim balas cepat yang berisi jam kerja, alamat, atau bahkan profil Anda sendiri. Untuk melihat balasan default ini:
– Buka chat, ketuk Pesan, lalu ketik “/”, atau
– Buka chat, ketuk icon lampiran –> Balas cepat.
Apakah auto reply dapat dipergunakan di WhatsApp biasa ?
Auto reply hanya dapat dipergunakan di WhatsApp Business. Bagi Anda yang hanya menggunakan WhatsApp biasa namun ingin mendapatkan fitur auto reply maka dapat menggunakan CRMAI.
Karena CRMAI dapat memberikan fitur fitur yang ada di WhatsApp Bisnis sehingga dapat dipergunakan di WhatsApp biasa, bahkan terdapat beberapa fitur premium dari WhatsApp juga dapat dipergunakan oleh WhatsApp Biasa
Paket apa yang mempergunakan Quick Reply dari CRMAI ?
Seluruh fitur dari CRMAI sudah memiliki fitur quick reply atau balasan cepat.